Mehr Zeit: Mit unseren Tipps für perfektes Zeitmanagement!

Veröffentlicht am 01.04.2019,

Mehr Zeit wünscht sich wohl jeder von uns - gleich ob im Privatleben oder im Job. Zeit können wir leider nicht vermehren. Wir können Ihnen jedoch wertvolle Tipps gehen, wie Sie Ihre Arbeitszeit effizient planen, den Fokus auf wichtige Hauptaufgaben lenken und am Ende des Tages zufriedener und entspannter die Freizeit antreten.

Die Beachtung kleiner Tricks & Tipps reicht für mehr Gelassenheit und höheren Output oft völlig, wie uns Kollegin Romana aus unserer Abteilung Human Resources erklärt. Romana ist bekannt für ihr perfektes Zeitmanagement und hält regelmäßig Workshops zum Thema Zeitoptimierung.

Romana Sindler

Woher kommt Deine Expertise im Bereich Zeitmanagement?

Romana: Für mich war es schon immer – auch vor meiner Tätigkeit bei ManpowerGroup – sehr wichtig, meine Arbeitszeit effizient zu gestalten, denn ich bin kein Freund von Überstunden Wer ist das schon? Im stressigen Alltag ist Zeitmanagement jedoch überlebenswichtig. Ich war zum Beispiel die ersten zwei Jahre als Kunden und Personalberater allein in einer Niederlassung und betreute über 200 Dienstnehmer bei unterschiedlichen Kunden. Ohne gutes Zeitmanagement wäre ich da untergegangen!

Wo sieht Du die größten Stolpersteine und Gefahrenquellen?

Romana: Der größte Feind des guten Zeitmanagements sind ständige Unterbrechungen.  Ich stelle mir bei jeder Unterbrechung die Frage: „Was ist jetzt wichtiger? Muss ich wirklich meine Arbeit unterbrechen oder reicht es, wenn ich mich mit der Unterbrechung beschäftige, nachdem ich mein To Do erledigt habe?“

Wie kann man sich die Zeitmanagement-Tipps verinnerlichen?

Romana: Indem ich visualisiere. Ich drucke mir diese Tipps aus und lege sie mir auf den Schreibtisch. Oder ich setze mir einen Anker, d.h. ein Symbol für „die Zeit im Auge behalten“, und stelle mir eine Sanduhr auf den Schreibtisch. Immer wenn ich diese Uhr anschaue, denke ich an die Zeitspartipps.

Wie kann man ein „Nein“ formulieren, ohne bei Kollegen/Vorgesetzten anzuecken oder ein schlechtes Gewissen zu haben?

Romana: „Nein“ zu sagen, ist die beste Antwort auf sämtliche Zeitengpässe. Meistens ist das kombiniert mit der Frage: „Hast du mal eine Minute?“  Bei dieser Frage mache ich mir immer bewusst, dass ich, wenn ich zu einer Sache „ja“ sage, zeitgleich zu einer anderen Sache „nein“ sage. Damit fällt mir ein ehrliches Nein oft leichter!

Wie findet man raus, welche Aufgaben Priorität haben und welche weniger?

Romana: Indem Du z.B. einmal eine Liste all deiner Aufgaben schreibst und diese klassifizierst. Methoden sind ABCD-Aufgaben)  oder Prioritätensetzung nach Eisenhower (nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden).

Wo liegt der Unterschied zwischen dringend und wichtig  - und was davon geht vor?

Romana: Ein wichtiger Aspekt ist sicherlich die Fragestellung: Was sind meine wertschöpfendsten Tätigkeiten?  Was ist die Hauptaufgabe laut meiner Stellenbeschreibung?

Romanas Lieblingszeitspartipps

  • Pünktlichkeit als Regel, nicht als Ausnahme
  • Clevere Mail.Bearbeitung: Schalte den Ton der Mail-Benachrichtigung aus, arbeite deine Mails im Block ab und erziehe dir drängelnde Absender!
  • Nicht jede Aufgabe muss perfekt erledigt werden… Manchmal ist „gut“ auch gut genug
  • Zuerst die großen Aufgaben erledigen und dann die kleinen!
  • Sage „Nein“ – das wichtigste Wort im Zeitmanagement
  • Meetings kurz und knapp halten und immer jemanden bestimmen, der die Zeit im Auge behält!
  • Nicht den kompletten Tag verplanen…maximal die Hälfte!

 

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